अनुरोध से शुरू करें
निर्देश मांगने वाला व्यक्ति सबसे पहले उन निर्देशों को प्राप्त करने की अपेक्षा करता है। किसी विशिष्ट परियोजना संबंधी प्रश्न वाले व्यक्ति को उपयुक्त संपर्क की आवश्यकता होने की अधिक संभावना होती है। दोनों स्थितियों के लिए प्रचार संबंधी पाठ और योग्यता संबंधी प्रश्नों की एक ही लंबी श्रृंखला का उपयोग न करें।
प्रत्येक प्रवेश बिंदु के लिए अपेक्षित परिणाम का वर्णन करें। यदि आपके पास स्पष्ट उत्तर नहीं है, तो प्रक्रिया को अभी स्वचालित नहीं किया जाना चाहिए। तकनीकी सेटअप वार्तालाप तर्क का अनुसरण करता है।
प्रश्न अगले चरण को बेहतर बनाने में सहायक होने चाहिए
| प्रश्न | संभावित लाभ |
|---|---|
| यह किस बारे में है? | प्रासंगिक जानकारी चुनें |
| किस टीम या परियोजना के लिए? | ज़िम्मेदारी तय करें |
| सहायता की आवश्यकता कब है? | प्रभावी ढंग से हैंडओवर को प्राथमिकता दें |
| क्या आप किसी व्यक्ति से बात करना चाहते हैं? | स्वचालित प्रक्रियाओं से बाहर निकलने का विकल्प दें |
केवल ऐसे प्रश्न पूछें जिनके उत्तर वास्तव में उपयोग किए जाते हों। एक कठोर, संदेश-आधारित फ़ॉर्म स्वचालित रूप से मानक फ़ॉर्म से अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल नहीं होता है। विकल्प स्पष्ट होने चाहिए और वैकल्पिक अनुरोधों के लिए उपयुक्त समाधान शामिल होने चाहिए।
प्लेटफ़ॉर्म की सीमाएँ योजना का हिस्सा हैं
स्वचालित संदेशों पर चैनल के आधार पर समय और सामग्री संबंधी प्रतिबंध लागू होते हैं। ManyChat, Instagram के लिए मानक 24-घंटे की समय सीमा का वर्णन करता है और इसे अन्य मैन्युअल विकल्पों से अलग करता है। मैन्युअल छूट स्वचालित विज्ञापन के लिए सामान्य अनुमति नहीं है: संदेश समय सीमाओं पर ManyChat.
अपने विशिष्ट लॉन्च के लिए वर्तमान में लागू शर्तों की जाँच करें। साथ ही, डेटा सुरक्षा संबंधी जानकारी, आवश्यक सहमति और संबंधित पक्षों के साथ विलोपन या रोक अनुरोधों को संभालने के तरीके की योजना बनाएं।
हैंडओवर उत्पाद का हिस्सा है
यदि कोई व्यक्ति नियंत्रण लेता है, तो उसे पहले से दिए गए उत्तर दिखाई देने चाहिए। अन्यथा, संभावित ग्राहक को सब कुछ दोहराना होगा। टीम की जिम्मेदारियों और यथार्थवादी प्रतिक्रिया समय सीमा को स्पष्ट करें, लेकिन तत्काल प्रतिक्रिया का वादा न करें जिसे टीम पूरा नहीं कर सकती।
शिकायतों या संवेदनशील मुद्दों के लिए, सरल अग्रेषण संभव होना चाहिए। स्वचालन से हर समस्या का समाधान होना आवश्यक नहीं है; उसे अपनी सीमाओं को पहचानना चाहिए और एक व्यवहार्य अगला कदम सुझाना चाहिए।
इस तरह आप प्रक्रिया की जाँच करते हैं
मानक प्रतिक्रियाओं, विचलनों, ड्रॉप-ऑफ़, पुनः प्रवेश और मानव एजेंट को स्विच करने का परीक्षण करें। अंतर्निहित अवधारणा पर विचार किए बिना प्रत्येक संदेश पढ़ें। क्या यह स्पष्ट है कि यह प्रश्न क्यों पूछा जा रहा है और आगे क्या होगा?
तकनीकी टूल चयन की व्याख्या मेनीचैट, टिप्पणियों के माध्यम से शुरुआत करना टिप्पणी-से-डीएम. वितरण स्वचालन से प्रासंगिक बातचीत शुरू करने में मदद मिलनी चाहिए – न कि अधिक से अधिक संदेश भेजने में।